Vročanje v upravnem postopku

Prispevek obravnava dejanje vročanja kot ključni del nekega upravnega postopka. Marsikdo se ne zaveda pomena tega dejanja, vendar je prav vročanje tisti del upravnega postopka, ki je ključno za nastop (pravnih) posledic upravne odločbe. Vročanje je predstavljeno z vidika njegove urejenosti v slovenskem pravnem redu – glavna predpisa v naše primeru sta zagotovo Zakon o splošnem upravnem postopku ter Zakon o poštnih storitvah. Prispevek uvodoma obravnava sam pojem vročanja, v nadaljevanju pa nam podrobneje predstavi več o času, kraju in načinu vročanja.

Za vas piše

 

KAJ SPLOH POMENI VROČANJE/VROČITEV?

Slovar slovenskega knjižnega jezika opredeli dejanje vročanja kot izročanje pisemske pošiljke, listine naslovniku v predpisani obliki. Kot primer je navedeno vročanje odločb, kar nas pripelje na upravno področje.  Zakon o poštnih storitvah (ZPSto-2) določa, da je vročitev izročitev neke poštne pošiljke naslovniku kot posebna oblika dostave, kadar je potrebno potrditi prevzem.

Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP) obravnava vročanje v VI. poglavju, od 83. do 98. člena.

Definicije podobno opredelijo vročanje kot ključno dejanje oz. opravilo v upravnem postopku, saj je vročitev odločbe (ali fikcija le tega) pogoj, da imajo upravna pisanja dejansko nek pravni učinek, posledice[1].

Slovarček osnovnih pojmov:

UPRAVNI POSTOPEK – Upravni postopek lahko opredelimo kot način, kako se v nekem upravno-pravnem razmerju (razmerju med upravnim organom in stranko) uveljavlja neka pravica, pravna korist ali obveznost.

UPRAVNA ZADEVA – ZUP definira upravno zadevo kot »odločanje o pravici, obveznosti ali pravni koristi fizične ali pravne osebe oziroma druge stranke na področju upravnega prava. Šteje se, da gre za upravno zadevo, če je s predpisom določeno, da organ v neki zadevi vodi upravni postopek,  odloča v upravnem postopku ali izda upravno odločbo…«

UPRAVNA PISANJA – Vsak upravni postopek se zaključi z izdajo nekega upravnega akta, lahko je to odločba ali sklep. Podrobneje o upravnih pisanjih najdete lahko v prispevku iz Baze znanja Zavoda UP na to temo.

PRAVNI UČINEK – Če ima nek upravni akt pravni učinek, to pomeni, da vpliva na pravice ali obveznosti stranke.  Pravni učinek je lahko konstitutiven (razmerje ustanovi, spremeni, ukine) ali deklarativen (razmerje ugotovi).

 

Če nek upravni akt ni vročen, to torej z vidika nastopa pravnih posledic pomeni, kot da ta akt sploh ni izdan.

Teorija pravi, da vročitev predstavlja procesno predpostavko za nastop izvršljivosti. Z vročitvijo začne teči paricijski rok, prav tako pa je vročitev pogoj za nastop dokončnosti in pravnomočnosti upravnega akta, s tem pa rabe pravnih sredstev. Pravilna vročitev tako pomeni pogoj za nastanek formalne zakonitosti[2].

Slovarček osnovnih pojmov:

DOKONČNOST – 224. člen ZUP-a pravi, da neka odločba postane dokončna, ko se je ne more več izpodbijati s pritožbo. To lahko pomeni, da pritožba že po zakonu ni bila dovoljena, ni bila uporabljena ali pa je bila že izčrpana s strani stranke.

PRAVNOMOČNOST – 225. člen ZUP-a pravi, da neka odločba postane pravnomočna, ko se je ne more več izpodbijati v upravnem sporu pred upravnim sodiščem ali v kakšnem drugem sodnem postopku. Ko stranka ne more več doseči spremembe odprave ali razveljavitve odločbe nastopi formalna pravnomočnost, ko pa tega ne more doseči niti organ, ki je odločbo izdal, potem nastopi materialna pravnomočnost.

IZVRŠLJIVOST – Odločba praviloma postane izvršljiva hkrati z dokončnostjo. Upravni akti tako praviloma postanejo izvršljivi  po tem, ko jih ni več mogoče izpodbijati s pritožbo ali pa z vročitvijo, če pritožba ne zadrži njihove izvršitve.  Izvršljivost praviloma nastopi s potekom izpolnitvenega ali PARICIJSKEGA ROKA[3].

PRAVNA SREDSTVA – Ustava RS v svojem 25. členu vsakemu državljanu zagotavlja pravico uporabe pravnega sredstva proti odločbam sodišč, državnim organom, organom lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil, s katerimi ti organi odločajo o njegovih pravicah ali dolžnostih. Lahko rečemo, da so pravna sredstva orodje v rokah strank, za uveljavljanje njihovih pravic ter zakonitosti. Kot pravno sredstvo se najpogosteje uporablja pritožba, ki je tudi edino redno pravno sredstvo. Več o pravnih sredstvih v že obstoječem prispevku z Baze znanja Zavoda UP na temo pravnih sredstev.

Da je vročanje pravilno, se mora poleg vročitve pisanja to dejanje tudi potrditi s sestavo posebne vročilnice.

 

POMEMBNA DEJSTVA ZA STRANKE (98. člen ZUP):

• Če napako zagreši vročevalec, je krivda na strani organa. Za ugotavljanje dejstev se lahko vodi poseben ugotovitveni postopek.
• Šteje se, da je vročitev opravljena na dan, za katerega se ugotovi, da je stranka dokument dejansko prejela. Če se dokument ne vroči stranki, mora biti vročitev ponovno opravljena.

KDAJ SE VROČA? (84. člen ZUP)

• Delovni dnevi (tudi sobota), od 6. do 20. ure – izjeme so ukrepi v javnem interesu (npr. če je ogroženo življenje ali varnost ljudi).
• Kadarkoli – v primeru vročanja po elektronski pošti.

KJE SE VROČA? (85. člen ZUP)

• Pravnim osebam se praviloma vroča po elektronski poti.
• Fizičnim osebam se v postopkih po uradni dolžnosti vroča na naslovu za vročanje, v postopkih na zahtevo stranke pa najprej na naslovu, ki ga navede stranka.

Zakon o prijavi prebivališča (ZPPreb) določa, da mora posameznik ob prijavah spremembe stalnega ali začasnega prebivališča določiti tudi naslov za vročanje. V primeru, da ima posameznik prijavljeno samo stalno prebivališče ali samo začasno prebivališče , se le to šteje kot naslov za vročanje, v primeru , da ima posameznik tudi eno ali več začasnih prebivališč, pa mora določiti, katero od teh naj se šteje kot naslov za vročanje.

• Če je naslov osebe neznan se vročitev opravi z javnim naznanilom (na  oglasni deski organa, na portalu E-uprava).
• Vročitev se lahko opravi tudi izven naslova bivanja, če je naslovnik pripravljen dokument sprejeti. Dejansko se lahko vročitev opravi kjer koli, kjer se naslovnik nahaja (npr. na delovnem mestu).
• Po elektronski poti se vroča tudi v primeru, da stranka vloži vlogo za začetek postopka v elektronski obliki, ali sama sporoči organu, da želi vročitev v varni elektronski predal.

V primeru izjem pri izvajanju univerzalne poštne storitve iz razlogov, kot je otežen dostop do naslovnika ali skrb za zdravje in varnost vročevalca, se vročitev lahko opravi v prostorih kontaktnih točk (preko poštnih predalov ali na poštnih okencih).[4]

KAKO SE VROČA? (83. člen ZUP)

V upravnih postopkih se najpogosteje vroča osebno, poznamo pa tudi navadno vročanje in posebne primere vročanja. Vroča se lahko po elektronski poti, po pošti/vročevalcu ali pa s povabilom naslovniku, naj sam prevzame dokument pri organu. V zadnjih letih je prisoten trend spreminjanja predpisov v smeri poenostavitve vročanja tako v razmerju do naslovnikov, kot tudi za same upravne organe.

Navadno vročanje pomeni, da naslovniku prevzema dokumenta ni potrebno potrditi s podpisom vročilnice. Navadno se vročajo dokumenti, od katerih vročitve ne tečejo roki, ni pa nujno. V takih primerih mora področni predpis določiti fikcijo, kdaj se nek dokument šteje za vročen.

Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (ZUPJS) tako od leta 2012 (po Zakonu za uravnoteženje javnih financ – ZUJF) določa, da Centri za socialno delo uporabljajo navadno vročanje za vročanje odločb o pravicah do denarnih prejemkov (otroškega dodatka, denarne socialne pomoči, varstvenega dodatka, državne štipendije). Zakon prav tako določa tudi fikcijo vročitve, ki je 21. dan od odpreme.

Osebno vročanje pomeni, da se vroča direktno naslovniku »v roke«, lahko fizično ali pa po elektronski poti. Bistveno je, da mora organ dobiti podpisano potrdilo o vročitvi (vročilnico). Osebno se vročajo pisanja, ki navajajo roke štete od vročitve. To pomeni, da se praviloma tako vroča vse odločbe, sklepe, vabila, pozive, zapisnike.

Vročitev po fizični poti se opravi s prepisano modro ovojnico z rdečo AR oznako. Uredba o upravnem poslovanju pravi, da se ovojnico za osebno vročanje uporabi, kadar v upravnih zadevah odločajo o pravicah, obveznostih ali pravnih koristih strank, vendar pa se jo lahko uporabi tudi za vročanje drugih dokumentov.

Vročevalec mora izročiti dokument naslovniku, kateri mora nato izpolniti vročilnico.

Pomembno je, da naslovnik zapiše dan in mesec prejema z besedo (letnico lahko s številko), ter se nato oba z vročevalcem podpišeta. Razlog za pisanje datuma z besedo je v tem, da ne prihaja do napak zaradi nejasno zapisanih števil, ter predvsem zaradi preprečevanja zlorab. V primeru, da naslovnik ne zna ali se ne more podpisati, mora vročevalec zapisati njegovo ime, datum in opombo.

Vir: Pravilnik o izvrševanju Uredbe o upravnem poslovanju

Uredba o upravnem poslovanju določa, da je ovojnica izdelana kot večslojna tiskovina.[5] Iz zgornje slike je razvidno, da vsebuje dve enaki sporočili z opozorilom na fikcijo vročitve – ena ostane na ovojnici.

Če vročevalec naslovnika ne najde, mu mora pustiti pisno sporočilo o prejetem pismu, ki vsebuje opozorilo o nastopu fikcije vročitve po 15-ih dneh. Za dan vročitve se šteje dan znotraj teh 15 dni, ko naslovnik prevzame dokument, ali 16. dan[6], če naslovnik dokumenta ne prevzame – v tem primeru mu vročevalec pusti dokument v nabiralniku ali pa ga vrne organu. V primeru, da se pošiljke ne da dostaviti naslovniku, niti ni razvidno kdo je pošiljatelj, se o tem naredi uradni zaznamek, pošiljko pa se po enem letu komisijsko uniči.

Stranka lahko v primeru fikcije vročitve dokazuje svojo odsotnost in tako v primeru, da jo dokaže, lahko uveljavlja pravico do vrnitve v prejšnje stanje[7].

Vir: Pravilnik o izvrševanju Uredbe o upravnem poslovanju

Tudi ta del ovojnice vsebuje dve enaki sporočili o prispelem pismu. Desno sporočilo je namenjeno naslovniku pisma, levo sporočilo pa se v primeru neizvršene vročitve skupaj s pismom vrne pošiljatelju.

Vročanje po elektronski poti je podrobneje opredeljeno v Uredbi o upravnem poslovanju. Postopek osebnega elektronskega vročanja poteka tako, da javni uslužbenec odpremi dokument in ga skupaj z obveznimi podatki posreduje centralnemu sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje. Ta sistem nato dokument posreduje naprej informacijskemu sistemu registriranega vročevalca, ki dokument sprejme, potrdi sprejem in začne s postopkom vročanja. Informacijski sistem vročevalca samodejno pošlje naslovniku elektronsko obvestilo o dokumentu, katerega mora naslovnik prevzeti v 15 dneh. Če sporočila ni bilo mogoče dostaviti ali če naslovnik v osmih dneh ne prebere sporočila niti ne prevzame dokumenta, se naslednji dan sporočilo natisne in fizično dostavi v poštni nabiralnik naslovnika. Uredba navaja, da »naslovnik dokument prevzame iz informacijskega sistema tako, da z uporabo kvalificiranega potrdila za varen elektronski podpis dokaže svojo istovetnost, presname dokument v elektronski obliki in varno elektronsko podpiše vročilnico« – tedaj vročitev velja za opravljeno. Informacijski sistem vročevalca nato podpisano vročilnico posreduje nazaj informacijskemu sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, ki nato posreduje vročilnico pristojnemu organu.

OPOZORILO:  Če dokumenta ne prevzamemo v 15-ih dneh, vendar pa se v tem obdobju prijavimo v informacijski sistem vročevalca, ta informacijski sistem avtomatsko sam izpolni in podpiše vročilnico ter jo nato vrne preko centralnega sistema organu. V tem primeru spet govorimo o fikciji vročitve. Enako velja, če je bilo sporočilo dostavljeno v fizični obliki.

Posebni primeri vročanja

ZUP v členih med 88. in 96. navaja 7 posebnih primerov vročanja:

1. Vročanje zakonitemu zastopniku in pooblaščencu – vročitev se v tem primeru mora opraviti pri zakonitem zastopniku, v primeru da se vroča stranki, vročitev ni pravilna.
2. Vročanje pooblaščencu za vročitve – pooblaščenec za vročitve se mora določiti predvsem v primeru, kadar stranka ali njen zakoniti zastopnik živi v tujini ter v primerih, kadar v postopku nastopa več strank z istovetnimi zahtevki (v primeru, da pooblaščenca ne določijo, se vroča prvo podpisani stranki). Pooblaščenec mora prejeti dokument takoj poslati stranki oziroma o prejetju obvestiti vse stranke v postopku.

V primeru, da želi nekdo prevzeti dokument, ni pa na organu uradno pooblaščen s strani stranke, mora podpisati izjavo in potrditi svojo identiteto z osebnim dokumentom.

Zakon o poštnih storitvah (ZPSto-2) določa, da se lahko vroča tudi odraslemu članu gospodinjstva (to je oseba, starejša od 15 let, ki živi z naslovnikom[8]) ali osebi, ki je zaposlena v gospodinjstvu naslovnika ali v njegovem poslovnem prostoru.

3. Vročanje državnim organom, organom samoupravnih lokalnih skupnosti, pravnim in fizičnim osebam – vroča se praviloma v varni elektronski predal.
4. Vročanje določenim osebam (diplomatskim osebam, fizičnim ali pravnim osebam v tujini, vojaškim osebam, osebam, zaposlenim v zračnem, pomorskem in kopenskem prometu, osebam, ki jim je odvzeta prostost – praviloma se tem osebam ne vroča neposredno, ampak preko diplomatskih poti, delodajalcev, uprave zavodov…
5. Vročanje z javnim naznanilom – z javnim naznanilom se vroča v primeru večjega števila strank, ki organu niso poimensko znane, v primeru strank z neznanim prebivališčem in v primeru umrle stranke. Dokument oz. sporočilo o prispelem pismu (v primeru neznanega prebivališča) se objavi na oglasni deski pristojnega organa in na portalu e-uprava. Po preteku 15 dni se šteje vročitev za opravljeno.
6. Vročanje v primeru odklonitve prejema dokumenta – če oseba zaradi neutemeljenih razlogov noče sprejeti dokumenta, mora vročevalec dokument nalepiti na vrata stanovanja in na vročilnico zapisati kraj, datum in način vročitve. Takrat se vročitev šteje za opravljeno.
7. Vročanje v primeru spremembe naslova – dolžnost stranke je, da obvešča organ o morebitnih spremembah naslova. V primeru da je organu naslov stranke neznan, se praviloma dokument objavi na oglasni deski organa.

 

V kolikor imate dodatna vprašanja ali nejasnosti v vašem primeru glede vročanja, svetujemo, da se obrnete na Zavod UP, kjer bomo vaš primer preučili in vas ustrezno vodili ter vam svetovali o nadaljnjih postopkih.

 

 

 

VIRI IN LITERATURA

[1] Grafenauer, Božo, Cijan, Rafael (2005). Gradivo za pripravo na strokovni izpit iz upravnega postopka. Univerza v Mariboru, Pravna fakulteta, Maribor, str. 83.

[2] Jerovšek, Tone, Kovač, Polonca (2010). Upravni postopek in upravni spor. Univerza v Ljubljani, Fakulteta za upravo, Ljubljana, str. 115.

[3] Jerovšek in Kovač, 2010, str. 230, 231.

[4] Splošni akt o izjemah pri izvajanju univerzalne poštne storitve, Uradni list RS, št. 22/10, 58/13.

[5] Več o tem tudi v Navodilu o obliki ovojnice za obvezno osebno vročanje v splošnem upravnem postopku.

[6] Splošna formula je D+15 dni, D je dan, ko je bila vročitev prvič poskušena na stalnem naslovu (ali drugem primernem mestu). Konkretno, če se stranki vroča v petek, 1.4. in le te ni, vročevalec pusti sporočilo o prispelem pismu. Rok prične teči naslednji dan, torej 2. in je 15 dni, torej se fikcija vročitve smatra najkasneje v soboto, 16.4. – po “novi” in usklajeni ureditvi. Rok za pritožbo tako začne teči z naslednjim dnem od prevzema/vročitve (dan prevzema tako postane “novi” dan D za štetje roka za pritožbo ali izvršitev obveznosti) – v tem primeru od 17. v mesecu.

[7] Grafenauer in Cijan, 2005, str. 85.

[8] Splošni pogoji izvajanja univerzalne poštne storitve. Uradni list RS, št. 31/07.

Deli Z Ostalimi: