V prispevku najdete zbir pomembnejših informacij o davčnem potrjevanju računov, uvedbi le tega v vaše poslovanje in o tem kako bo gotovinsko poslovanje potekalo po izteku leta 2015.
Z 2. januarjem 2016 bodo morale organizacije (gospodarske družbe, zavodi, društva, samostojni podjetniki, ipd.) pri gotovinskih plačilih račune davčno potrjevati. Z drugimi besedami, za njih bo obvezna uporaba t.i. davčnih blagajn. Izjem ni bilo predvidenih, vendar se je za manjše nevladne organizacije to z junijem 2016 spremenilo.
Pred uporabo davčnih blagajn mora organizacija, ki posluje z gotovino, sprejeti interni akt – pravilnik, v katerem podrobneje določi izdajanje računov, pridobiti namensko digitalno potrdilo preko sistema eDavki, ali pa za to pooblastiti tretjo osebo, in svoje podatke sporočiti Finančni upravi Republike Slovenije (FURS).
Kaj se skriva pod pojmom “plačilo z gotovino”?
Skladno z določbo 2. člena Zakona o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) za plačilo z gotovino štejemo:
- plačilo z bankovci in kovanci, ki so v obtoku kot plačilno sredstvo,
- druge načine plačila, ki niso neposredna nakazila na transakcijski račun, odprt pri ponudniku plačilnih storitev,
- plačila s plačilno ali kreditno kartico, čekom in drugi podobni načini plačila.
Predvsem za spletne trgovine je pomembno dejstvo, da se plačilo, prejeto na PayPal račun organizacije, ne smatra kot gotovinsko plačilo, saj PayPal spada med ponudnike plačilnih storitev, ki v Sloveniji storitve izvajajo neposredno.
Pozor, kot gotovinsko plačilo se šteje plačilo po povzetju, kadar kupec plačilo opravi z gotovino preko poštne nakaznice.
Če kupec plačilo opravi preko univerzalnega plačilnega naloga (UPN), se takega plačila ne šteje kot gotovinsko plačilo.
Kdo je zavezanec za davčno potrjevanje računov?
Organizacija postane zavezanec za davčno potrjevanje računov pri gotovinskem poslovanju, kadar:
- vodi poslovne knjige in evidence,
- mora izdati račun za dobavo blaga oz. storitev in
- če je dobava plačana z gotovino.
Več podrobnih informacij o zavezancih in pogojih na področju davčnih blagajn so vam pripravili na FURS.
Veljajo tudi izjeme, ki pa pri posameznemu zavezancu veljajo le za posamezne storitve za:
- dobave blaga, ki jih opravi davčni zavezanec, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji in za katere se kot kraj dobave po predpisih, ki urejajo DDV, šteje Republika Slovenija, če skupna vrednost teh dobav v tekočem koledarskem letu oziroma v preteklem koledarskem letu presega 35.000 EUR, ali če se dobavitelj odloči, da je, ne glede na to, da vrednost njegovih dobav v tekočem koledarskem letu ne presega tega zneska, kraj teh dobav Republika Slovenija,
- dobavo telekomunikacijskih storitev, storitev oddajanja ali elektronskih storitev, ki jih opravi davčni zavezanec, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji, osebam, ki niso davčni zavezanci, po predpisih, ki urejajo DDV,
- kontinuiranih dobav blaga in storitev naročniku, v dejavnostih oskrbe z električno energijo, plinom in paro, oskrbe z vodo, ravnanja z odplakami in odpadki, ter v telekomunikacijski dejavnosti, opravljenih na podlagi sklenjene pogodbe o dobavi med dobaviteljem in naročnikom, pri čemer dobavitelj račune izdaja množično, z uporabo sistema avtomatske obdelave podatkov, ločeno od blagajniških mest, periodično v vnaprej dogovorjenih časovnih intervalih, za plačilo prek univerzalnega plačilnega naloga, ter se računi naročniku vročijo preko izvajalca poštnih storitev, po elektronski poti oziroma na drug primerljiv način, plačilo računa pa se izvrši naknadno, po izdaji takšnega računa in ni neposredno povezano s posamezno dobavo blaga oziroma storitev.
Kdaj je potrebno izdati račun?
Račun pri gotovinskem poslovanju je potrebno izdati najpozneje, ko je dobava opravljena in plačilo z gotovino prejeto.
Ne glede na to, lahko zavezanec izda skupni račun v petih dneh po poteku meseca, v katerem je bila opravljena dobava blaga ali storitev, če je bila dobava opravljena davčnemu zavezancu v zvezi z opravljanjem dejavnosti prevoza potnikov ali blaga.
Kupca je potrebno obvestiti in opozoriti!
Zavezanec mora v poslovnem prostoru na vsaki elektronski napravi za izdajo računov ali drugem kupcu vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti izdaje računa in izročitve računa kupcu ter obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun.
Skladno s 17. členom ZDavPR mora kupec račun prevzeti in ga zadržati neposredno po odhodu iz poslovnega prostora in ga na zahtevo predložiti pooblaščeni osebi FURS ali Tržnega inšpektorata.
Globa za kupca, ki te določbe ne upošteva, znaša 40 EUR!
Vzorec obvestila so prijazno pripravili na spletnih straneh FURS, kjer lahko snamete pdf datoteko, si jo natisnete in obesite na vidno mesto v poslovnih prostorih vaše organizacije.
Kako pridobimo namensko digitalno potrdilo?
Za postopek potrjevanja računov je potrebno uporabljati namensko digitalno potrdilo, ki ga Ministrstvo za javno upravo izda brezplačno.
Vloga za izdajo namenskega digitalnega potrdila se vloži preko portala eDavki (navodila za prevzem namenskega potrdila), prevzame pa preko portala Ministrstva za javno upravo.
Če sistema eDavki ne uporabljate, boste lahko za pridobitev namenskega digitalnega potrdila pooblastili koga drugega, na primer računovodski servis ali ponudnika davčne blagajne.
Vzorec pooblastila vam je na voljo na spletnih straneh FURS.
Kaj in kako sporočati FURS?
Pred začetkom izdajanja računov je potrebno FURS sporočiti podatke o vseh poslovnih prostorih (za vsak poslovni prostor), v katerih izdaja račune.
Ti podatki obsegajo:
- davčno številko zavezanca;
- oznako poslovnega prostora zavezanca;
- identifikacijsko oznako stavbe ali dela stavbe, kjer se nahaja poslovni prostor zavezanca, kakor je določena v registru nepremičnin (številka katastrske občine, številka stavbe in številka dela stavbe), ko zavezanec izdaja račune v nepremičnem poslovnem prostoru;
- naslov poslovnega prostora zavezanca, ko zavezanec izdaja račune v nepremičnem poslovnem prostoru;
- vrsto poslovnega prostora zavezanca, ko zavezanec izdaja račune v premičnem poslovnem prostoru;
- podatek o proizvajalcu ali vzdrževalcu programske opreme za izdajanje računov in
- datum začetka veljavnosti sporočenih podatkov.
Podatke je potrebno poslati prek vzpostavljene elektronske povezave, podpisane z namenskim digitalnim potrdilom, pred prvim pošiljanjem podatkov o računu za namene potrditve računa.
Potrebno je še sporočati podatke o vseh spremembah podatkov za vsak posamezni poslovni prostor.
Kaj je poslovni prostor?
Poslovni prostor zavezanca je vsak nepremičen ali premičen prostor, v katerem zavezanec stalno, občasno ali začasno izdaja račune za dobave blaga ali storitev pri gotovinskem poslovanju.
Kot poslovni prostor se lahko šteje del ali več ločenih delov nepremičnega prostora, v katerih se opravlja različna dejavnost.
Premičen prostor je vsak premičen objekt ali elektronska naprava za izdajo računov.
Elektronska naprava za izdajo računov se kot poslovni prostor zavezanca šteje v primerih, ko se račun ne izda v okviru premičnega objekta.
Pozor, za poslovni prostor zavezanca se šteje tudi vsak nepremičen ali premičen prostor, v katerem se izdajajo računi z uporabo vezane knjige računov.
Sprejetje internega akta (pravilnika) organizacije
Pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju, je potrebno v ustreznem pravilniku predpisati pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov, narediti popis poslovnih prostorov in jim dodeliti oznake.
Pravilnik se predloži na zahtevo nadzornega organa v postopku davčnega nadzora.
FURS je objavil štiri vzorce tovrstnih internih aktov za različne situacije, kjer naj bi se vsaka organizacija našla. Vzorci so vam na voljo na dnu spletne strani FURS, morate pa si jih prilagoditi in jih seveda sprejeti na ustrezen način.
Kako izbrati primernega ponudnika davčne blagajne?
Najprej potrebujemo poiskati ustreznega ponudnika programskih rešitev, ki bo ustrezal potrebam posamezne organizacije. Ponudnikov in ponudb je kar nekaj, zato je smiselno preveriti več ponudb, da se lahko odločite za najbolj optimalno za vaše potrebe.
Da bi razbremenili tiste zavezance, ki izdajajo manjše število računov, bo FURS omogočil izdajanje računov z aplikacijo na portalu eDavki.
Predvideno je prehodno obdobje, v katerem bodo lahko zavezanci izdajali račune iz vezane knjige računov, ki jih bo treba v desetih dneh od izdaje potrditi prek aplikacije na portalu eDavki.
Kaj mora vsebovati račun?
Račun mora (poleg sestavin, določenih v 82. členu Zakona o davku na dodano vrednost) vsebovati:
- čas izdaje računa (uro in minute);
- oznako fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave za izdajo računov (oznaka fizične osebe, ki izda račun, mora biti povezana z davčno številko te osebe);
- enkratno identifikacijsko oznako računa in
- zaščitno oznako izdajatelja računa.
Številka računa mora biti sestavljena iz treh delov:
- oznake poslovnega prostora zavezanca;
- oznake elektronske naprave za izdajo računov in
- zaporedne številke računa.
Zaporedne številke računov si morajo vsako poslovno leto slediti v neprekinjenem zaporedju po vsakem poslovnem prostoru ali po elektronski napravi za izdajo računov v poslovnem prostoru.
Številke računov lahko vsebujejo samo številke.
Izdaja računa na lokaciji, kjer ni spletne povezave
Če se poslovni prostor nahaja na območju, na katerem ni mogoče vzpostaviti elektronske povezave za izmenjavo podatkov z davčnim organom, lahko izdaja račune v tem delu poslovne dejavnosti z uporabo vezane knjige računov, dokler ni mogoča vzpostavitev elektronske povezave.
Nezmožnost vzpostavitve elektronske povezave za izmenjavo podatkov je potrebno dokazati s potrdilom, ki ga brezplačno izda Agencija za komunikacijska omrežja in storitve Republike Slovenije – AKOS, na podlagi vloge zavezanca.
Potrdilo velja eno leto od dneva izdaje, a v prehodnem obdobju, torej do 31.12.2017, potrdila še ne potrebujete.
Izdajanje računov v prehodnem obdobju
Do 31.12.2017 lahko zavezanci davčno potrjujejo račune z uporabo vezane knjige računov.
Pozor, tudi v tem primeru je potrebno način izdajanja računov določiti v internem aktu organizacije.
Podatke o računih izdanih z uporabo vezane knjige računov, je potrebno FURS prek elektronske povezave poslati v desetih delovnih dneh od izdaje posameznega računa, v istem poslovnem prostoru pa ne smete uporabljati elektronske naprave za izdajo računov (t.i. davčna blagajno).
Tako je potrebno pridobiti namensko digitalno potrdilo in FURS sporočiti podatke o poslovnih prostorih, ni pa potrebno (za poslovanje do konca leta 2017) pridobiti dokazila o nezmožnosti vzpostavitve elektronske povezave z AKOS.
Globe za prekrške
ZDavPR predvideva možnost prekrška kupca, ki ne vzame in zadrži računa neposredno po odhodu s poslovnega prostora zavezanca in sicer v enotni višini 40 EUR.
Predvideva pa tudi davčne prekrške zavezancev, ki se delijo na “običajne”, hujše in posebej hude zaradi višine povzročene škode ali protipravno pridobljene premoženjske koristi (18., 19. in 20. člen ZDavPR).
Globe za prekrške se začnejo pri 2.000 EUR (od 800 EUR za odgovorno osebo zavezanca) in lahko znašajo do 150.000 EUR (do 20.000 EUR za odgovorno osebo zavezanca), odvisno od velikosti in tipa organizacije ter teže prekrška.
Globe za srednje ali velike gospodarske družbe (skladno z klasifikacijo v 55. členu Zakona o gospodarskih družbah, ki se analogno uporablja tudi za druge tipe organizacij, npr. zasebne zavode) znašajo od 10.000 do 125.000 EUR oziroma do 150.000 EUR v primeru posebej hudih kršitev.
Globe za samostojne podjetnike in posameznike, ki samostojno opravljajo dejavnost, znašajo od 3.000 do 50.000 EUR oziroma do 75.000 EUR v primeru posebej hudih kršitev.
Ste tujec oziroma vodilni kadri v organizaciji ne razumejo slovensko?
Ni težav, FURS je namreč pripravil tudi neuradni prevod podrobnega opisa zahtev in pogojev za zavezance za izdajanje računov, kjer se zahteva davčna potrditev računa.
Izjeme?
Izjem, predlogom in opozorilom z večih strani navkljub, osnovni predpis ni predvideval. Vendar se je na podlagi večmesečnega truda le spremenil Pravilnik o dopolnitvah Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost, ki spreminja pravila o tem, kdaj je potrebno izdati račun. Sprememba je posledica intenzivnih skupnih naporov in akcij CNVOS, Olimpijskega komiteja, Planinske zveze in Zveze društev upokojencev. Hvala jim!
Računa ob opravljanju pridobitne dejavnosti (npr. društveni izleti, prodaja na stojnici, kotizacije, vstopnice …) tako od 4.6.2016 ni več potrebno izdati nevladnim organizacijam, če so izpolnjeni sledeči pogoji:
- blago ali storitev se prodaja posameznikom (sem ne sodijo samostojni podjetniki ali druge osebe, ki opravljajo dejavnost na trgu),
- organizacija ima v koledarskem letu manj kot 5.000 evrov prihodkov iz pridobitne dejavnosti, oz. se predvideva, da te meje ne bo presegla (prag se nanaša samo na prihodke iz pridobitne dejavnosti, tako da so lahko celotni prihodki NVO, ki zajemajo npr. tudi prihodke iz javnih sredstev ali donacije, višji),
- upravljajo in vodijo jih večinoma prostovoljci (kar pomeni, da npr. predsednik društva ali člani upravnega odbora ali člani sveta zavoda za svoje delo niso plačani),
- njihove cene so nižje, kot jih za podobne dobave zaračunavajo pridobitne organizacije (npr. turistične agencije, trgovine, gostilničarji itd.).
Vir: CNVOS
Dodatna vprašanja in dileme?
Za vsa dodatna vprašanja ali pomoč pri uvajanju oziroma pripravi internih aktov se vedno lahko obrnete na Zavod UP, kjer vam nudimo vrhunske storitve s področja upravnega poslovanja!
za vas
ekipa Zavoda UP
Deli Z Ostalimi:
